Datenschutzerklärung (Oli Coach)

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die App Oli Coach und die Website olicoach.app ist:

Paul Jaeger
Am Bach 6
87439 Kempten
Germany
E-Mail: support@olicoach.app
Telefon: +49 1556 1255019

2. Verarbeitete Daten und Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO

Konto und Kontakt: Bei der derzeit verfügbaren Anmeldung mit E-Mail und Passwort verarbeitet Oli Coach den gewählten Anzeigenamen, die E-Mail-Adresse, eine Supabase-Konto-ID sowie notwendige Authentifizierungsnachweise und bestätigte Produkthinweise. Apple- und Google-Anmeldung sind in der aktuellen App-Version nicht verfügbar. Passwörter werden durch Supabase Auth verarbeitet und nicht im Klartext in der Oli-Produktdatenbank gespeichert.

Profil, Plan und Training: Für die Trainingsfunktionen verarbeitet Oli Coach je nach Eingabe unter anderem Geburtsjahr, Geschlecht, Körpergröße und Gewicht, Ziele, Trainingserfahrung, Sport, verfügbare Tage und Ausrüstung, Übungs- und Planpräferenzen, Kraft- und Belastungswerte, geplante und absolvierte Einheiten, Sätze, Wiederholungen, Gewichte, Anstrengung, Streaks sowie Trainingsnotizen. Dazu können Gesundheitsangaben über Verletzungen, Schmerzen, Erkrankungen, medizinische Freigaben oder körperliche Einschränkungen gehören.

Coach-Chat und freie Inhalte: Fragen, Antworten, Chat-Titel und vom Nutzer eingegebene Workout- oder Feedbacknotizen werden kontobezogen gespeichert, damit Verlauf, Coaching und gewünschte Planänderungen funktionieren. Oli Coach nutzt diese Inhalte und den jeweils erforderlichen Profil-, Plan- und Trainingskontext zur personalisierten Antwort und Planfunktion.

Onboarding-Profil: Nach der bestätigten Zusammenfassung des Onboarding-Gesprächs wertet Oli Coach den vollständigen, von der Personalisierungseinwilligung umfassten Onboarding-Dialog einmal als Zusammenhang aus. Ein ausgewähltes KI-Modell erstellt daraus im Hintergrund ein strukturiertes Trainingsprofil mit den frei formulierten Zielen, dem Sportkontext, der Erfahrung, dem aktuell verfügbaren Equipment, Präferenzen und Einschränkungen. Die technische Feldstruktur ersetzt individuelle Ziele nicht durch eine feste Zielliste. Aussagen werden nur übernommen, wenn sie im Nutzertext belegt sind.

Freiwilliges Antwortfeedback: Nutzer können einzelne Antworten mit Daumen hoch oder Daumen runter bewerten. Eine Bewertung übermittelt zunächst keinen zusätzlichen Chat-Inhalt. Bei Daumen runter kann der Nutzer vor dem Absenden gesondert und freiwillig freigeben, dass die aktuelle Frage, die bewertete Antwort und höchstens zwei vorherige Gesprächspaare zur Qualitätsprüfung angezeigt werden. Profilfelder, interne Systemanweisungen, Tool-Nutzlasten und rohe Nutzerkennungen werden dabei nicht bereitgestellt.

Diktat: Das optionale Diktat in Ask Oli und im Workout-Feedback erzwingt die Spracherkennung auf dem Gerät. Oli übermittelt oder speichert keine Audioaufnahme; erst der vom Nutzer sichtbar übernommene Text wird wie eine normale Chat- oder Feedbackeingabe verarbeitet.

Konto- und Kernfunktionen werden zur Bereitstellung des vom Nutzer angeforderten Dienstes verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die freiwillige Freigabe eines Feedbackausschnitts beruht auf Einwilligung.

3. Datenhaltung

Oli Coach nutzt Supabase Inc. für Datenbank- und Authentifizierungsdienste. Alle operativen Nutzerdaten werden verschlüsselt in einer EU-Region in Frankfurt, Deutschland, gespeichert.

Zum kontobezogenen Bestand gehören die oben genannten Konto-, Profil-, Plan-, Workout- und Chatdaten sowie technische Vorgangsmetadaten wie zufällige Anfrage- und Vorgangskennungen, Zeitpunkte, Bearbeitungsstatus, Kontingentzähler und bestätigte Produkthinweise. Diese Metadaten dienen der sicheren, wiederholungsfreien Verarbeitung, der Kontingentsteuerung und der Bereitstellung des Verlaufs.

Aktive Chatverläufe bleiben verfügbar, bis der Nutzer sie löscht, archiviert oder sein Konto löschen lässt. Archivierte Chats werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Plan-, Profil- und Workoutdaten bleiben grundsätzlich bis zur nutzerseitigen Änderung oder Account-Löschung gespeichert; kürzere Fristen für Feedback, Betriebsmetriken und Zugriffslogs stehen in Abschnitt 6.

Für vorbereitete und künftig im App Store angebotene Abonnements verarbeitet Oli Coach den Abo-Status, die Produktkennung, Laufzeit, Verlängerungs- und Transaktionskennungen sowie die Zuordnung zum Oli-Konto. Zahlungs- oder Kreditkartendaten werden ausschließlich durch Apple verarbeitet und sind für Oli Coach und Adapty nicht einsehbar.

4. Datenflüsse und Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO

Infrastruktur und API: Website und API werden in der EU bei Hostinger Operations SIA, Frankfurt, gehostet.

KI-Modellantworten: Die für die jeweilige Antwort erforderlichen Chat-Eingaben und Trainingsparameter können über OpenRouter Inc., USA, an einen ausgewählten Modellanbieter übermittelt werden. Der Oli-Gateway fordert für jede Modellanfrage ausdrücklich einen Zero-Data-Retention-Modus an. In diesem Modus werden die Anfragedaten beim Modellanbieter nur flüchtig zur Antworterzeugung verarbeitet, nicht für Modelltraining genutzt und nicht dauerhaft gespeichert.

Oli Voice: Die App ruft ausschließlich einen vorab erzeugten Katalog allgemeiner, nicht personalisierter Trainingsansagen ab. Profilnamen, freie Texte und individuelle Workout-Angaben werden in der aktuellen Version weder zur Laufzeit an einen Sprachmodellanbieter gesendet noch als öffentliche Audiodatei gespeichert. Die Katalogerzeugung fordert bei OpenRouter ebenfalls ausdrücklich Zero Data Retention an.

Optionale Webquellen: Die vorbereitete Websuche ist derzeit produktiv deaktiviert. Aktuell werden daher keine Suchanfragen, Chat-, Profil-, Plan-, Workout- oder Gesundheitsdaten von Oli an Exa übertragen. Vor einer späteren Aktivierung sind eine gesonderte Datenschutz- und Vertragsfreigabe sowie eine Aktualisierung dieser Erklärung erforderlich.

Abonnements: Oli nutzt Adapty Tech Inc., USA, um im App Store verfügbare Produkte anzuzeigen, Käufe und Wiederherstellungen auszulösen und den Premium-Zugriff geräteübergreifend zu prüfen. Adapty erhält dafür eine interne Adapty-Profilkennung, die IP-Adresse, technische App- und Geräteinformationen, Produktinteraktionen sowie nach der Anmeldung die Supabase-Konto-ID als Kundenkennung. Bei einem Kauf verarbeitet Adapty außerdem Produkt-, Store-, Laufzeit-, Verlängerungs- und Transaktionsdaten. Die IP-Erfassung ist derzeit für die technische Bereitstellung und Auswertung der Abo-Funktion aktiviert; die Werbekennung bleibt deaktiviert. Oli übermittelt keine E-Mail-Adresse, Chat-, Profil-, Trainings- oder Gesundheitsinhalte an Adapty. Der serverseitige Oli-Entitlement-Spiegel wird nach einem Adapty-Ereignis gegen das aktuelle Adapty-Profil abgeglichen.

Übungsmedien: Übungsdemonstrationen und Medien werden aus dem selbst gehosteten Oli-Übungskatalog auf unserem VPS ausgeliefert. Zur Laufzeit werden dafür keine personenbezogenen Daten an RapidAPI gesendet.

Drittlandtransfers: OpenRouter und Adapty sitzen in den USA; je nach gewähltem Modell kann ein weiterer Modellanbieter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beteiligt sein. Die jeweils konkrete vollständige Modellanbieter-Kette hängt vom ausgewählten Modell ab. Die veröffentlichten Vertragsunterlagen von Supabase, OpenRouter und Adapty sehen für erforderliche internationale Transfers geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln vor. Eine Kopie oder Fundstelle der maßgeblichen Garantien kann unter support@olicoach.app angefordert werden.

5. Apple HealthKit

Die Einbindung von Apple HealthKit ist optional. Wenn der Nutzer eine Berechtigung erteilt, kann Oli Coach ausgewählte HealthKit-Daten lesen und schreiben, zum Beispiel Workouts, Herzfrequenz, aktive Energie, Körpergröße und Gewicht.

Wenn ein Nutzer übernommene Körperwerte in seinem Oli-Profil speichert oder eine Einheit mit Oli synchronisiert, werden die ausgewählten Werte als Konto-, Gesundheits- oder Fitnessdaten entsprechend den vorstehenden Abschnitten verarbeitet. Die HealthKit-Berechtigung kann jederzeit in den Apple-Einstellungen geändert werden.

HealthKit-Daten werden ausschließlich zur Optimierung der Trainingsunterstützung genutzt. Sie werden niemals für Marketing verwendet, niemals verkauft und niemals zu Werbezwecken weitergegeben.

6. Tracking, Analyse und Crash-Reporting

Oli Coach nutzt kein Marketing-Tracking und keine versteckten Crash-Reporting-SDKs. Das Adapty-SDK dient ausschließlich der Abo- und Produktfunktion. Die Werbekennung ist deaktiviert; die für diese Funktion an Adapty übermittelte IP-Adresse wird von Oli nicht für appübergreifendes Tracking verwendet.

Für Sicherheit, Stabilität, Kapazitätsplanung, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention verarbeitet Oli Coach minimale Nutzungs- und Betriebsmetriken, etwa Aktivitätsart und Anzahl von App-/Feature-Aufrufen, technische Ergebnis- und Fehlerklassen sowie Provider-, Modell-, Token-, Laufzeit- und Kostenwerte von KI-Anfragen und Plangenerierungen. Kontobezogene Detailwerte werden ausschließlich unter getrennten, versionierten HMAC-Pseudonymen und für höchstens 31 Tage gespeichert. Danach verbleiben für höchstens 400 Tage nur tägliche Gesamtwerte ohne Nutzer- oder Vorgangskennung. Es werden dabei keine Chat-, Plan- oder Trainingsinhalte, E-Mail-Adressen, Gesundheitsdaten, IP-Adressen oder rohen Nutzerkennungen gespeichert. Kleine Gruppen mit weniger als fünf Personen werden nicht angezeigt; Regionen und Marketingzuordnung werden nicht aus technischen Metadaten abgeleitet.

Antwortfeedback wird getrennt von diesen inhaltsfreien Betriebsmetriken verarbeitet. Freigegebene Chat-Ausschnitte sind ausschließlich für ein aktives Owner-Konto im besonders geschützten Admin-Bereich nach Anmeldung mit zweitem Faktor sichtbar; jeder Abruf wird ohne Nachrichteninhalt protokolliert. Bewertung und Freigabe werden spätestens 30 Tage nach dem Absenden gelöscht, bei Löschung des zugehörigen Chats oder Accounts auch früher. Der Nutzer kann eine Bewertung innerhalb der App entfernen und damit die Freigabe widerrufen.

Vor der Anmeldung erzeugt die App eine zufällige Installationskennung im iOS-Schlüsselbund. Sie wird nur bei nicht angemeldeten Gateway-Aufrufen für die Versionskompatibilitätsprüfung, das Onboarding, Übungsmedien und die Planerstellung gesendet. Bei kontingentierten Gastfunktionen wird sie zusammen mit IP-Adresse und User-Agent in eine HMAC-pseudonymisierte Missbrauchsschutz- und Kontingentkennung überführt. Die Gastkennung enthält keinen Namen, keine E-Mail-Adresse und keine Gesundheits- oder Chat-Inhalte.

Bei einer Account-Löschung werden kontobezogene Betriebspseudonyme vor der endgültigen Auth-Löschung entfernt und gegen verspätete technische Wiederholungen gesperrt. Technisch notwendige Server-Zugriffslogs können IP-Adresse, Zeitpunkt, Host und Pfad, HTTP-Status, User-Agent, App-Plattform, Version und Build sowie bei Gastaufrufen die zufällige Installationskennung enthalten. Sie enthalten keine Request-Bodies und werden getrennt nach Dienst für höchstens 30 Tage aufbewahrt. Rechtsgrundlage für Missbrauchsschutz, Betriebsmetriken und Zugriffslogs ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb des Dienstes.

Sollten später zusätzliche Analysefunktionen, Marketing-Cookies oder App-Tracking eingeführt werden, wird diese Erklärung aktualisiert und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

7. Rechte der Nutzer

Nutzer haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Datenübertragbarkeit und Löschung ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen. Die Account-Löschung kann in der App angefordert werden und wird nach einer Sicherheitsfrist von 14 Tagen ausgeführt.

Nutzer können außerdem Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einlegen. Für den Standort des Anbieters in Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).